文件內(nèi)容應當足夠詳盡，以便對環(huán)境管理體系及其各部分協(xié)同運作的情況進行充分的描述，并指示獲取關于環(huán)境管理體系某一部分運行的更詳細信息的途徑。可將環(huán)境文件納入組織實施的其他體系文件，而不強求編制專門的手冊。 
 對于不同的組織，環(huán)境管理體系文件的多少可能由于它們在以下方面的差別而各不相同： 
 a) 組織及其活動、產(chǎn)品和服務的規(guī)模和類型； 
    b) 過程及其相互作用的復雜程度； 
 c) 人員的能力。 
    這些文件可包括： 
    a) 環(huán)境方針、目標和指標； 
    b) 重要環(huán)境因素信息； 
    c) 程序； 
 d) 過程信息； 
 e) 組織機構(gòu)圖； 
 f) 內(nèi)、外部標準； 
 g) 現(xiàn)場應急計劃； 
 h) 記錄。 
    對于程序是否形成文件，應當從下列方面考慮： 
 ――不形成文件可能產(chǎn)生的后果，包括環(huán)境方面的后果； 
 ――用來證實遵循法律和其他要求的需要； 
 ――保證活動一致性的需要； 
 ――形成文件的益處，例如 
     ――易于通過交流和培訓進行實施； 
     ――易于維護和修訂； 
     ――避免含混和偏離； 
     ――提供證實功能和直觀性。 
 不是為環(huán)境管理體系所制定的文件也可以作為體系文件使用，在這種情況下應當指明出處。 
文件控制 
    旨在確保組織對文件的建立和保持能夠充分適應實施環(huán)境管理體系的需要。但組織應將主要注意力放在對環(huán)境管理體系的有效實施及其環(huán)境表現(xiàn)（行為）上，而不應過分追求一個繁瑣的文件控制系統(tǒng)。